Dashboard i Excel

Vi börjar med att strukturera data som ska visualiseras och analyseras i dashboards med hjälp av funktionen =LETARAD() i kombination med absolutreferenser och flexibla rad- och kolumnhänvisningar.

TAGGAR: Letarad(), Absolutreferenser, F4

Vi visar hur du skapar och namnger listor på urvalskriterier som ska vara möjliga att välja för visualisering i din dashboard. Därmed kan du bygga din dashboard snabbare och med högre flexibilitet och samtidigt underlätta underhållet eftersom du minimerar hantering av komplexa hänvisningar till celler. Med namngivna celler och områden kan du även

• Skapa genvägar för snabb förflyttning i dokumentet
• Skriva lättlästa formler där namnen fungerar som absolutreferenser
• Formulera säkra och underhållsfria makron

TAGGAR: Områdesnamn, regelverk, skapa, underhåll, ta bort, beräkningar, makros, absolutreferens, markera område, förflyttning, F5

Vi visar hur du kan skapa en meny där man enkelt kan välja vilka parametrar som visualiseras i dashboarden. Menyn skapar vi med hjälp av funktionen DATAVERIFIERING och de listor med urvalskriterier som vi namngivit med områdesnamn (se avsnitt ”NAMNGE CELLER OCH OMRÅDEN”). Detta förenklar arbetet med dashboarden och låter dig styra vad användaren ska kunna välja att se i din dashboard.

TAGGAR: Dataverifiering, Layout, Områdesnamn,F3

I det här avsnittet visar vi hur du skapar dynamiska rubriker som automatiskt ändras beroende på vad användaren väljer från listan i menyn för din dashboard. Med hjälp &-tecknet kan du i formelfältet kombinera inskriven text med hänvisning till en eller flera celler och hämta den text som visas där. Genom att använda denna funktion kan du enkelt se till att din dashboard får tydliga rubriker som förklarar vad som visas i tabeller och diagram och anpassar sig utifrån urval. Du kan också använda funktionen =SAMMANFOGA() med samma resultat.

TAGGAR: Konkatenering, Letarad – flexibel rad och kolumnhänvisning, Absolutref, Klistra in Länk, SAMMANFOGA, &, Fyll utan formatering, Skapa länkar

I detta avsnitt visar vi hur du enkelt skapar tabeller med relativa och jämförande mått och nyckeltal som du sedan kan hämta för visualisering och analys i din dashboard. Vi går igenom olika metoder för att på ett smart sätt hämta uppgifter från ett område i kalkylbladet till en annan och beräkna relativa tal till en tabell. Med funktionen =SUMMA.OMF() kan du styra vilket värde som ska visas i en cell om din relativa beräkning leder till ett värde som Excel uppfattar är felaktigt, exempelvis ett nollvärde, någonstans i din tabell.

TAGGAR: Absolutreferenser, formler/beräkningar, OMFEL(), Klistra in special, Klistra in länk, Snabbformler, Rädda kantlinjer och format,F4

I detta avsnitt visar vi hur du på ett smart sätt kan kopiera formler med funktionen AUTOFYLL och kortkommandot CTRL+ENTER till ett område med flera celler.

TAGGAR: Snabbformler, autofyll, ctrl+enter

Du lär dig att beräkna försäljningstrenden framåt baserat på kända datapunkter historiskt utifrån en linjär modell med stöd av funktionen TREND(). Du lär dig att Infoga Miniatyrdiagram som schematiskt visar på trenden . Du lär dig hur du kan filtrera fram till ex. Mått och Distrikt och se hur både presentations- och faktadel förändras i ett klick!

TAGGAR: Absolutreferenser, TREND(), Miniatyrdiagram

Nu är det dags att börja visualisera den data du har förberett och sammanställt i olika tabeller i din dashboard. I det här avsnittet visar vi hur du skapar LINJEDIAGRAM med flexibla diagramrubriker som uppdateras automatiskt beroende på vilken data du väljer ska visas i diagrammet genom den meny på urvalskriterier som du skapat för din dashboard (se avsnitt SKAPA MENY MED DATAVERIFIERING).

TAGGAR: Diagram – klassiskt linjediagram, Flexibla rubriker och förklaringar

Med hjälp av funktionen FILTER kan du återanvända diagram för att visualisera och titta närmare på olika delmängder av data i ditt ursprungliga diagram, exempel: grupper av enheter, olika tidsperioder, osv.

TAGGAR: Filter

Med kombinationsdiagram kan du rita två diagram i ett med två värdeaxlar. Vi visar här hur du lägger till en dataserie och hur du formatterar den och knyter den till en sekundär Y-axel för att data från båda diagrammen ska visas på ett relevant vis på samma diagramyta. Det kan vara nödvändigt att ändra datatyp för den andra dataserien om den har en annan storhet än den första dataserien.

TAGGAR: Diagram, kombinationsdiagram, Layout och inställningar per dataserie

Genom att sammanställa den data du vill visualisera i egna områden som underlag för diagram så kan du effektivisera arbetet med att bygga och underhålla dina diagram och spara mycket tid. Det är nämligen svårt att hantera diagram med splittrade markeringar av dataområden. Även om du noga har förberett och sammanställt data till din dashboard så kan de uppgifter du använda som underlag för diagram ibland ändå vara utspridda i olika tabeller.

TAGGAR: Diagram, Stapeldiagram, Dataetiketter, avstånd mellan staplar

Istället för att skapa länkar till data som du vill visa i din dashboard kan du pröva den lite dolda funktionen KAMERA. Med denna genväg kan du snabbt visa data från en del av din arbetsbok i en annan del utan att behöva skapa länkar med hänvisningar och formler.  Bilden uppdateras och visar alltid aktuell data från källan.

TAGGAR: Kamera, verktygsfält

Om din excelbok med exempelvis en dashboard ska användas av andra kan det vara en god idé att skydda data, tabeller och diagram mot oavsiktliga ändringar. I det här avsnittet visar vi hur du kan använda de fyra nivåerna av skydd för celler, blad, bok och fil.

TAGGAR: Låsa/Låsa upp celler, flikar, låsa fil