Effektiva rapporter i Excel

Det är vanligt att vi som jobbar med ekonomi ofta lägger mycket tid för att sammanställa siffror och data som vi hämtar från olika system till excel. I den här miniserien visar vi en rad tips på hur du kan spara mycket tid och möda med väldigt enkla funktioner och genvägar. Vi exemplifierar våra tips i en förenklad kvartalsrapport där målet är att på enklast möjliga vis:

• jämföra utfall i ekonomisystemet med budget i excel
• omvandla rapporten till annan valuta
• göra en känslighetsanalys för olika valutakurser

I de följande avsnitten ingår tips på:

• summera med villkor och =SUMMA.OM()
• smarta summeringar och genvägar
• kopiera formler utan formatering
• massändra formler med klistra in special och sök/ersätt
• växla mellan alternativa sparade scenarion
• hitta rätt värde och gör känslighetsanalys med målsökning.

Vi börjar med att importera utfall för kvartalet  från ekonomisystemet till en förberedd rapportstruktur i ett Excelblad. Med hjälp av formeln =SUMMA.OM() anger vi villkor för att summera utfall per rapportrad, alltså per  bokföringskonto. Här är det viktigt att kontrollera att kontonummer är korrekt formatterat för att möjliggöra matchning och summering av utfall i ditt budgetark.

TAGGAR: SUMMA.OM (SUMIF), summera med villkor

Lär dig genvägar till olika sätt att summera och ett snabbkommando du inte kan vara utan! Vi färdigställer här sammanställningen av den delvis ifyllda kvartalsrapporten där vi importerat utfall från ekonomisystemet med villkor och funktionen =SUMMA.OM().

TAGGAR: Snabbkommando Alt+=, smarta summeringar

I det här avsnittet visar vi hur du gör en jämförande beräkning av avvikelsen mellan budget och utfall i din kvartalsrapport. Vi visar hur du behåller dina kantlinjer och formatteringar när du kopierar med hjälp av autofyll och även hur du effektivt kan kopiera formler för ett helt område med en knapptryckning!

TAGGAR: Matrisformler, Ctrl+Enter

Vi visar här två metoder för hur du kan omvandla en rapport från en valuta till en annan valuta genom att ändra formler i en mängd celler med funktionerna klistra in special och sök/ersätt.

TAGGAR: Klistra in special/Sök och Ersätt

I det här avsnittet visar vi hur du kan skapa olika scenarion för olika utfall, exempelvis för olika valutakurser, genom att spara olika värden eller utfall i funktionen SCENARIOHANTERAREN. Om du använder scenarion så anpassas data i ditt excelblad när du växlar mellan de olika uppgifterna. Du kan även enkelt skapa en sammanfattningsrapport där du jämför olika utfall eller scenarier med varandra.

TAGGAR: Scenarier