Hantera stora datamängder med Excel

Ekonomer i organisationer med omfattande eller komplex verksamhet behöver ofta analysera stora datamängder i Excel. I den här filmserien visar vi hur du importerar, strukturerar och tvättar data på ett effektivt vis. Vi exemplifierar med ett scenario där vi läser in orderinformation från olika källor. Du kan tillämpa den teknik du lär dig i denna serie oavsett vilken typ av data du behöver hantera.

I den här filmen visar vi hur du kan hämta data till Excel från olika källor via import av tabbseparerade och semikolonseparerade textfiler. Vi visar också hur du kan ansluta Excel till andra Excelböcker, databaser och externa datakällor genom en direktanslutning till system (ekonomi, order, försäljning, tillverkning, lager, etc).

TAGGAR: Textimportguide, Avgränsade fält, Fast bredd, Ansluta till extern datakälla, Importera data

En vanlig utmaning för ekonomer som hanterar stora datamängder är att säkerställa att format på data är korrekt. I den här filmen exemplifierar vi genom att läsa in en textfil med flera felaktiga dataformat. Vi ger förslag på hur du kan korrigera, justera och styra med Power Query och guiden HÄMTA OCH OMFORMA DATA. I denna funktion ser du en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Textimportguide, Filursprung, Svenska tecken, Text till kolumner, Decimaltecken, Tusentalsavgränsare, Sök/Ersätt, Avgränsare, Höger()

När du hämtar in data från andra system behöver du ofta strukturera data i hierarkier och skapa kompletterande nivåer i stödtabeller som du sedan kan basera dina analyser på. I den här filmen visar vi hur du kompletterar och lägger till data och använder funktionen =LETARAD() för att söka och matcha exakta värden i stödtabeller inför sammanställning och analys i exempelvis pivottabeller. Du som har Excel 2016 kan göra motsvarande komplettering av strukturer med stöd av Power Query (se avsnitt Koppla tabeller med Power Query).

TAGGAR: LETARAD(), Grunderna

Har du problem med =LETARAD()? Funktionen är oumbärlig för många ekonomer, men ibland strular den och det blir inte riktigt som tänkt, för det är väldigt lätt att göra fel. I tre filmer visar vi de tre huvudreglerna för hur du använder =LETARAD() och därmed hur du vi de vanligaste misstagen!
Regel 1 av 3: informationen du matchar mot (LETAUPPVÄRDE) måste stå i kolumnen längst till vänster i din uppslagstabell eftersom =LETARAD() söker åt höger!
Tips: du kan lösa problem genom att anpassa ordningen i dina tabeller eller formuleringen av sökkriteriet för =LETARAD().

TAGGAR: Letauppvärde, Matcha, Datatyp, Format, RENSA(), Klistra in värden

Har du problem med =LETARAD()? Funktionen är oumbärlig för många ekonomer, men ibland strular den och det blir inte riktigt som tänkt, för det är väldigt lätt att göra fel. I tre filmer visar vi de tre huvudreglerna för hur du använder =LETARAD() och därmed hur du vi de vanligaste misstagen!
Regel 2 av 3: format och datatyp på det du matchar måste vara lika: tal – tal, text – text, etc!
Tips: du kan justera format och datatyp med funktionen ”Omvandla text till kolumner”.

TAGGAR: Letauppvärde, Matcha, Datatyp, Format, RENSA(), Klistra in värden

Har du problem med =LETARAD()? Funktionen är oumbärlig för många ekonomer, men ibland strular den och det blir inte riktigt som tänkt, för det är väldigt lätt att göra fel. I tre filmer visar vi de tre huvudreglerna för hur du använder =LETARAD() och därmed hur du vi de vanligaste misstagen!
Regel 3 av 3: innehållet för det värde du matchar måste vara exakt lika, exempelvis mellanslag spökar ofta på ett frustrerande sätt!
Tips: du kan städa mellanslag med =RENSA(). Kontrollera stavfel i LETAUPPVÄRDE först, granska därefter de kolumner du ska söka data i och därefter justera med exempelvis sök/ersätt.

TAGGAR: Letauppvärde, Matcha, Datatyp, Format, RENSA(), Klistra in värden

När du hämtar in data från andra system behöver du ofta strukturera data i hierarkier och skapa kompletterande nivåer i stödtabeller som du sedan kan basera dina analyser på. I den här filmen visar vi hur du kan koppla ihop flera tabeller med Power Query för att söka och matcha värden i sammanställningar och analyser. I funktionen KOMBINERA FLERA DATAKÄLLOR väljer du datakällor och definierar relationerna för att på ett enkelt sätt koppla samman tabellerna. Denna funktion, som finns från och med Excel 2016, är ett kraftfullt nytt alternativ till =LETARAD(). I Power Query ser du en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Hämta data, Omforma data, Power Query, Stäng och läs in, Nyhet Excel 2016, Från tabell/Intervall, Kombinera frågor, Koppla

I den här filmen lär du dig hur du enkelt kan sammanfoga värden från flera celler (eller kolumner) till en cell (eller en kolumn) med hjälp av ett &-tecken och hur du kan infoga tecken i en cell (eller en kolumn), exempelvis avskiljare. Vi visar också hur du kan stycka ett värde i en cell (eller en kolumn) till flera celler (eller flera kolumner) med stöd av textfunktionerna VÄNSTER, EXTEXT och HÖGER.

TAGGAR: Textfunktioner, Höger(), Extext(), Vänster(), Sammanfoga(), &

I den här filmen lär du dig hur du enkelt kan sammanfoga värden från flera celler (eller kolumner) till en cell (eller en kolumn) med hjälp av Power Query och funktionen HÄMTA OCH OMFORMA DATA. För dig som har Excel 2016 eller senare kan detta vara ett effektivt och kraftfullt alternativ till textfunktionerna HÖGER, EXTEXT och VÄNSTER samt &-tecknet. I funktionen visas en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Hämta data, Omforma data, Power Query, Transformera, Dela upp kolumn, Slå ihop kolumn, Stäng och läs in

Vill du ”vrida” på ditt data från rad till kolumn eller tvärtom? När du väl gjort dina sammanställningar och analyser kan det krävas mycket pill för att ändra från bredd till höjd. I denna film visar vi hur du med funktionen KLISTRA IN SPECIAL kan transponera (=rotera) data. I exemplet visar vi hur det fungerar att transponera data i en kvartalsrapport som innehåller både =LETARAD() och = SUMMA.OMF().

TAGGAR: Kopiera, Klistra in special, Transponera

I den här filmen visar vi hur du kan lägga till data och uppdatera underliggande tabeller till dina diagram eller pivottabeller med hjälp av OMRÅDESNAMN. Genom att alltid tilldela dataområden ett namn och använda namnet i dina beräkningar och sammanställningar så kan du enkelt uppdatera dina tabeller med bibehållen funktionalitet (exempelvis pivot).

TAGGAR: Uppdatera data, områdesnamn

Du kan hantera dubbletter med flera olika funktioner. Du kan snabbt visualisera vilka värden som förekommer fler än en gång med SNABBANALYS. Om du vill skapa en lista på alla värden som förekommer i din tabell så gör du det snabbast och med automatik i en PIVOTTABELL. Om du vill rensa dubbletter så kan du använda funktionen TA BORT DUBBLETTER.

TAGGAR: Ta bort dubbletter, Snabbanalys, Klistra in värden

Importerad eller inmatad data har ofta en inkonsekvent hantering av versaler (stora bokstäver) och gemener (små bokstäver). I den här filmen visar vi hur du kan justera versaler och gemener och även styra en konsekvent tillämpning med textfunktioner.

TAGGAR: Gemener(), Versaler(), Initial(), alt. stödtabell + Letarad(), Klistra in värden

Det är vanligt att importerad eller inmatad data är inkonsekvent. Du som har Excel 2016 kan tvätta data med hjälp av Power Query. Med guiden i HÄMTA OCH OMFORMA DATA, som finns tillgänglig direkt i menyn, kan du enkelt justera inkonsekventa värden effektivt. Du kan också söka förkortningar och ersätt med hela ord. I funktionen visas en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Infoga tabell, Hämta data, Omforma data, Power Query, Frågeredigeraren, Transformera, Format, Versaler, Gemener, Inledande versal, Ersätt värden

Inkonsekventa format kan orsaka problem när du vill summera värden eller när du vill hantera data med formler som exempelvis =LETARAD(). I den här filmen visar vi hur du kan justera format med funktionen TEXT TILL KOLUMNER. I exemplet omvandlar vi värden som Excel tolkar som text till tal genom att definiera skiljetecken för decimal. Det är vanligt att skiljetecknet för decimal ställer till problem: i vissa länder används punkt som skiljetecken som i Sverige – och därmed i Excel med svenska inställningar – tolkas som text. Vi visar också hur du kan kontrollera och säkerställa korrekt datumformat.

TAGGAR: Text till kolumner, dataformat, datum

Felaktig datatyp och format på värden och datum kan orsaka problem när du vill göra beräkningar eller använda olika formler och funktioner. En vanlig utmaning för ekonomer är att kontonummer inte går att koppla till din struktur via exempelvis =LETARAD(). Ett annat vanligt problem är att datum inte kan grupperas till månader, kvartal och år. I den här filmen visar vi hur du med Power Query och funktionen FRÅN TABELL/INTERVALL, som finns tillgänglig direkt i menyn, kan justera och omvandla typ och format på data med hjälp av FRÅGEREDIGERAREN. I exemplet justerar vi två kolumner med värden som Excel tolkar som text till dels tal och dels datum.
Power Query finns i Excel 2016 och framåt och är ett mycket kraftfullt alternativ till den klassiska funktionen TEXT TILL KOLUMNER som vi demonstrerar i föregående film. I funktionen visas en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Infoga tabell, Hämta data, Omforma data, Power Query, Frågeredigeraren, Datatyp, Transformera, Format, Versaler, Gemener, Inledande versal, Stäng och läs in

Behöver du analysera och beräkna tid? Med hjälp av datum kan du enkelt beräkna exempelvis hur lång tid olika processer tar. När du får till ett korrekt datumformat så kan du göra eleganta beräkningar, men det blir ofta och lätt fel i hanteringen av datum i Excel. Visste du att Excel översätter alla datum till serienummer som därmed möjliggör beräkningar? I den här filmen förklarar vi hur Excel hanterar TID: datum, veckonummer, dagar, timmar, minuter, sekunder. Genom att förstå hur logiken är uppbyggd kan du lättare förstå och styra format för datum och tid. Vi visar också exempel på hur du kan använda en rad grundläggande funktioner och formler för hantering av datum och tid, exempelvis: =NU(), =IDAG(), =VECKONR(), m m.

TAGGAR: Äkta datumformat, serienr, formatera celler, beräkna med datum

I den här filmen visar vi hur du med Power Query och funktionen FRÅN TABELL/INTERVALL, som finns tillgänglig direkt i menyn, kan beräkna tid med hjälp av FRÅGEREDIGERAREN. I exemplet utgår vi från orderdatum och leveransdatum och beräknar leveranstid uttryckt i veckor. Power Query finns i Excel 2016 och framåt. I funktionen ingår en lista på alla ändringar du gör och du kan enkelt ångra ett eller flera steg bakåt.

TAGGAR: Infoga tabell, Hämta data, Omforma data, Power Query, Frågeredigeraren, Lägg till kolumn, Format, datum, Stäng och läs in